錄入發(fā)票需要注意什么？會計(jì)憑證是會計(jì)人員根據(jù)其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類整理，作為登記賬簿依據(jù)的會計(jì)憑證。會計(jì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫會計(jì)憑證。
一、原始付款憑證不限于發(fā)票
發(fā)票加蓋了稅務(wù)監(jiān)管章，但不能說沒有稅務(wù)監(jiān)管章的憑證不符合。比如有金融監(jiān)管印章的行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)，沒有稅收監(jiān)管印章的公共汽車票、火車票、機(jī)票，醫(yī)院使用的專用收據(jù)等。因公出國，“形式發(fā)票”也可以作為報銷憑證。此外，如果在合同糾紛中向法院提起訴訟，法院的判決和裁決也可以作為會計(jì)憑證。在自制的原始憑證中，如借款單，也可以作為付款依據(jù)。
二。最小化“白條”的輸入
白條指的是財(cái)務(wù)上的非正式文件，即作為原始憑證的非法票據(jù)和不符合規(guī)定的文件。
用“白條”開戶是違法的，其內(nèi)容不真實(shí)，不能開戶。但在特定條件下允許進(jìn)入賬戶。如果在對外經(jīng)營活動中確實(shí)無法取得發(fā)票，本著真實(shí)性原則，允許憑相關(guān)自制憑證入賬。
第三，發(fā)票上的項(xiàng)目應(yīng)徹底審核
審核發(fā)票名稱、發(fā)票種類、填制日期及編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、計(jì)量單位、單價及金額、填制單位名稱及經(jīng)辦人簽字蓋章等。
審核發(fā)票時，要注意發(fā)票上單位的全稱，但要區(qū)分一種情況。對于一些必須以個人真實(shí)姓名登記的發(fā)票，如機(jī)票、火車票、住宿發(fā)票、手機(jī)賬單等，可以認(rèn)定為合規(guī)發(fā)票；對于發(fā)票的類型，注意是否按照合同要求提供；填寫人和審核人應(yīng)為不同的管理者；蓋章需加蓋發(fā)票專用章而非財(cái)務(wù)專用章，或五角星公章，或合同專用章。
四.注意發(fā)票的及時性
在日常支付中，會計(jì)有時會看到收到發(fā)票的時間滯后于填寫發(fā)票的時間，有些是跨年度的。會計(jì)上可以核算嗎？需要區(qū)分兩種情況:
第一種情況是本年已經(jīng)計(jì)提并記錄費(fèi)用，但本年沒有取得發(fā)票。根據(jù)國家稅務(wù)總局2011年第34號公告，在實(shí)踐中，當(dāng)年預(yù)繳所得稅時，可以按賬面金額計(jì)算，但需在下一年度所得稅匯算清繳前取得發(fā)票，否則應(yīng)增加所得稅。
第二種情況，發(fā)票是當(dāng)年取得的，當(dāng)年沒有入賬，即在新的一年入賬。從會計(jì)真實(shí)性原則出發(fā)，根據(jù)影響程度，要么在下一年度費(fèi)用中列支，要么通過“上年損益調(diào)整”進(jìn)行調(diào)整。看看能不能在所得稅前扣除。根據(jù)影響程度，可以在當(dāng)期費(fèi)用中列支，也可以通過“上年損益調(diào)整”進(jìn)行調(diào)整。至于是否可以在所得稅前扣除，根據(jù)國家稅務(wù)總局2012年第15號公告，企業(yè)對上一年度實(shí)際發(fā)生的、應(yīng)在企業(yè)所得稅前扣除但未扣除或扣除較少的費(fèi)用進(jìn)行專項(xiàng)申報和說明后，允許追溯扣除，直至項(xiàng)目發(fā)生當(dāng)年，但追溯確認(rèn)期不得超過5年。
五、核實(shí)發(fā)票
定期或不定期在國稅網(wǎng)站或通過地稅服務(wù)中心、地方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)查詢發(fā)票真實(shí)性，減少或杜絕虛開發(fā)票。
VI .注意發(fā)票是否為“陰陽發(fā)票”/s2/]
陰陽發(fā)票是指發(fā)票對應(yīng)的關(guān)聯(lián)內(nèi)容不一致。檢查發(fā)票時，要看復(fù)印的字跡顏色是否一致，正反顏色是否一致，內(nèi)容是否完整，是否有部分復(fù)印的痕跡。
VII .注意發(fā)票是否“偷梁換柱”
即提供的發(fā)票與真實(shí)業(yè)務(wù)不符。在實(shí)踐中，可以分為三種情況。第一種是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)根本沒有發(fā)生，假借取得的發(fā)票(可能是買的假發(fā)票)需要報銷和支付；第二種情況，業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生，但發(fā)票內(nèi)容如品種發(fā)生變化；第三種情況，由于丟失等原因找不到真實(shí)發(fā)票，只能找到一張其他類型的發(fā)票代替分錄。根據(jù)《會計(jì)法》，企業(yè)必須按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定對原始憑證進(jìn)行審核，對不真實(shí)、不合法的原始憑證予以拒絕，并向單位負(fù)責(zé)人報告。《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》還規(guī)定，不符合要求的發(fā)票不得作為財(cái)務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒絕。
八.注意發(fā)票號碼是否“緊密相連”[/s2/]
報銷支付中如果連續(xù)出現(xiàn)幾張發(fā)票，則發(fā)票可能與業(yè)務(wù)的真實(shí)性不符。